Ben ritrovati a tutti con questa seconda parte del mio guest post su Blographik.
L’argomento su cui si è sviluppata l’idea di questo articolo riguarda la gestione e l’organizzazione del proprio tempo online.
Dai commenti del precedente articolo sono emerse alcune considerazioni interessanti, e si è immediatamente aperta una discussione sull’utilizzo della posta elettronica.
Ecco dunque l’argomento di questa settimana:
Gestione della corrispondenza via email
di Nicola Boschetti
2) Rispondere alle E-Mail: gestione della corrispondenza.
La posta elettronica è lo strumento per eccellenza, nelle comunicazioni del nuovo millennio.
Se fino a qualche tempo fa potevamo gestire la nostra piccola casella di posta con semplicità , oggi un tecnico informatico che svolge la propria attività online deve giostrarsi giornalmente con decine di messaggi.
Un altro fattore da considerare è la quantità di caselle di posta da controllare:
con l’aumento dei nomi di dominio sotto la propria gestione, e con la quantità di caselle “free” che ognuno di noi finisce per avere, non è infrequente ritrovarsi a dover leggere 10-15 o anche più caselle di posta, ognuna delle quali può arrivare a ricevere decine di messaggi al giorno.
Occorre dunque trovare il modo migliore per organizzare la raccolta dei messaggi in un unico applicativo.
- La posta via Web:
GMail ci ha insegnato come può essere gestito in modo ottimale un applicativo di webmail, ovvero di posta tramitce interfaccia web (browser); se possiedi numerose caselle di posta puoi attivare la funzione di raccolta POP3 di altri account, per non dover continuamente switchare fra un account e l’altro.
- La posta tramite Client:
fra i tanti programmi che ho provato la mia preferenza va a Mozilla Thunderbird, per moltissimi motivi.E’ gratuito, supporta POP3 e IMAP, supporta la raccolta dei Feed RSS (funzionando quindi come un FeedReader, ma di questo ti parlerò più avanti), grazie all’estensione webmail permette di scaricare anche la posta di Libero, ha un filtro antispam che funziona egregiamente, permette di impostare firme multiple, di salvare tutte le impostazioni (account, profili, rubrica, messaggi) in un’unica cartella, e questo favorisce la “portabilità ” dell’intero applicativo, ad esempio in un ambiente di Rete con dominio NT, oppure se usi un dual boot Linux/Windows potrai configurare Thunderbird per accedere sempre agli stessi dati seppur da sistemi operativi diversi.
- Abilitare l’email forwarding:
se hai un gestione 5,6 o anche 10 blog, invece di creare una casella di posta “info@dominio.it” per ogni sito, puoi impostare un forward che permetta di inoltrare la posta “info” su un’unica casella di posta, magari una casella@gmail.com che non ha certo problemi di spazio: in questo modo non devi gestire decine di caselle, ma con una sola mailbox potrai ricevere più comunicazioni con comodità … tra l’altro GMail può essere scaricato via POP3 e contemporaneamente mantenuto sui server online, per avere sempre a disposizione in duplice copia tutti i tuoi messaggi.
Ed infine, un quesito importante: quanto tempo dedicare alla gestione della corrispondenza?
Questa è una domanda soggettiva, ognuno di noi ha il proprio metodo e stile; però un designer/blogger professionista deve comunque comunicare tempestivamente con colleghi, clienti e amici, per dare idea di grande professionalità .
Certo che, se tieni il programma di posta aperto per tutto il giorno, il rischio è quello di passare l’intera giornata a leggere e rispondere alle email!
Ecco alcune delle strategie da me adottate per una migliore gestione della corrispondenza:
- tieni il client di posta aperto quando stai facendo attività “social”: in questo modo potrai interagire rapidamente a commenti, iscrizioni, post, domande rapide; una volta che hai letto le mail cestinale immediatamente;
- rispondi sempre subito alle domande che non necessitano di grandi riflessioni: eviterai di dimenticare in coda email relativamente “semplici”;
- crea una sottocartella o più cartelle organizzate per tema (blog, clienti, rinnovi, scadenze, ecc.) e prepara dei filtri di Thunderbird per smistare automaticamente la posta in arrivo;
- chiudi il client di posta quando stai scrivendo un nuovo post, studiando un layout, progettando una nuova grafica, scrivendo una newsletter, studiando o programmando in codice (html, php, ecc.) in questo modo eviterai distrazioni e potrai mantenere la massima concentrazion;
- dedica un momento unico alla stesura e relativa spedizione di preventivi, offerte, fatture, documenti importanti;
- programma il tuo Thunderbird per cancellare automaticamente i messaggi più vecchi di… soprattutto nelle sottocartelle che riguardano rinnovi e scadenze: è inutile conservare per anni una mail che ti avvisa che è scaduto un contratto di hosting di 6 anni fa; questa funzione si trova nelle “proprietà – politiche di conservazione”.
Infine: programma uno script di backup (ci sono ottimi programmini free) per fare automaticamente una copia periodica di tutto il contenuto di Thunderbird: come dicevo prima, esso utilizza un’unica cartella per tutte le informazioni, è quindi molto facile localizzarla e backupparla per dormire sonni tranquilli.
Spero che fin qui vi sia piaciuto questo approccio all’organizzazione del proprio tempo online.
Naturalmente ci tengo a sapere la vostra, per cui scrivete nei commenti indicando le vostre idee sull’argomento. Ci vediamo alla prossima puntata per la continuazione, con l’argomento: reperire e leggere le informazioni.
Autore: Nicola Boschetti, webmaster della web agency NBWeb.it, con la quale si occupa di realizzazione di siti web e internet marketing.
Docente di Web Design e di Reti & Networking, da qualche tempo ha trasformato il suo sito aziendale in un blog, per raggiungere e mantenere contatto con i suoi visitatori e clienti in modo più creativo e divertente.
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Blographik è un progetto dedicato in larga parte a web design, grafica e risorse per blog. Nasce nel Gennaio del 2006 con lo scopo di seguire i continui sviluppi del blogging e del web design cercando di proporre sempre materiale ed informazioni utili per tutti i professionisti e gli appassionati del settore.
7 Commenti
Grazie, come sempre, per l’ospitalitÃ
- Nicola di NBWeb.it
Nicola, la qualità dei tuoi articoli non fa che migliorare questo progetto, ed è uno degli obiettivi che mi sto prefiggendo per quest’anno.
Far partecipare il maggior numero di persone competenti e qualificate, per creare uno spazio dove condividere le proprie conoscenze e risorse, anche attraverso le discussioni.
Tra l’altro, proprio dal 2009, la partecipazione nei commenti di questo blog è diventata costante e molto intensa (rispetto ai 3 anni precedenti della vita di questo blog).
Questo incremento di partecipazione è dovuto in larga parte alla qualità dei guest post pubblicati, che hanno creato discussioni e dibattiti su tematiche che da solo non sarei mai riuscito a coivolgere.
Quindi il ringraziamento va a te e a tutti i guest poster e futuri co-autori di blographik, per avermi offerto l’opportunità di raggiungere alcuni dei miei obiettivi che pensavo ormai irrealizzabili
.
Il mio invito quindi a partecipare a blographik è molto più che un semplice metodo per incrementare la popolarità di questo blog
.
Tra l’altro, il sistema del guest posting, sta funzionando in modo inaspettato
.
Chiuque voglia partecipare ed abbia conoscenze approfondite in merito agli argomenti trattati sul blog, può consultare l’apposita pagina creata “collabora”, nel menu in alto sotto l’header.
Ciao a tutti, intanto complimenti Nicola, come sempre un ottimo articolo.
Come dicevo nei commenti alla prima parte del tuo post, io consiglio l’uso di un software che ci avverta ogni qualvolta arriva una nuova email (consigliavo lo shareware mailbell).
Con questi programmi quando arriva una mail riceviamo un alert sottoforma di finestra che si apre giusto il tempo di farci vedere mittente ed oggetto della mail e un alert sonoro altamente configurabile (si può scegliere il file da far riprodurre all’arrivo della mail, se farlo ripetere più volte ecc….)
Vantaggi:
1) essere aggiornati in tempo reale quando arriva una nuova mail; gestione di account multipli, per cui possiamo configurare anche solo l’account che usiamo per lavoro o solo quello per l’assistenza ai clienti)
2) scegliere se rispondere in maniera immediata (secondo me conveniente in tutti i casi, tranne quando stiamo scrivendo un articolo, dato che l’utente che si vede rispondere dopo pochi minuti alla sua richiesta, avrà un’impressione nettamente migliore di un autore che risponde dopo qualche ora)
Cosa ne pensate? A presto!
———–
@Paolo:
———–
ottime considerazioni
, fin’ora non ho mai avuto la necessità di utilizzare un softwaqre di alert delle nuove email in arrivo, effettivamente offrire una risposta veloce, soprattutto dal punto di vista aziendale, provoca un impatto positivo molto forte.
Per esperienza personale, capita spesso che rispondere immediatamente o quasi, porta ad un incremento di eventuali lavori, in quanto si reputa la risposta immediata, sintomo di una buona professionalità .
Vedrò di utilizzare il sotwqre che consigli
.
grazie Mirko
grazie Paolo
sono molto d’accordo sul fatto di rispondere in maniera immediata alle email che (come dicevo nell’articolo) non necessitano di “grandi riflessioni”
la classica email “potete reperire l’informazione sul nostro sito a questo indirizzo” richiede a noi poco più di qualche secondo, e l’impressione che ne avrà l’interlocutore è di grande attenzione e professionalitÃ
allo stesso tempo, meglio (a mio avviso) concentrare in un momento unico la corrispondenza più impegnativa, un po’ come si fa quando si scrive un post: in questo modo la concentrazione viene “direzionata” tutto su un unico compito, con migliore profitto personale…
che ne pensate?
Da’accordissimo con te, ok rispondere velocemente, ma non possiamo certo impegnare mezza giornata nel gestire la posta.
Quindi ok ai software alert dei nostri account email, ma con una oculata gestione del tempo a nostra disposizione nel rispondere alle email.
Dedicare un toto di tempo al giorno nel rispondere, è tutt’ora il metodo che mi sta facendo ottimizzare il tempo lavorativo. Poi se scopriamo qualche email di eventuli clineti, in questo caso è normale cercare di rispondere abbastanza rapidamente.
@Nicola e @Mirko
sono d’accordo con voi; aggiungo che l’utilità di un software che ci manda un alert sta proprio in quello che diceva Mirko, ovvero il poter vedere se si tratta una mail di eventuali clienti o una cosa che può attendere il momento della gestione della posta; altra utilità è quella di risparmiare parecchio tempo… Considerate che software come mailbell si “appoggiano” a client come outlook express, per cui una volta visualizzata la finestra di mailbell con l’alert di un nuovo messaggio e letto oggetto e mittente, possiamo subito scegliere se rispondere immediatamente o no. Almeno che non stiamo scrivendo un post proprio in quel momento, secondo me è meglio rispondere subito. Poi è evidente che ognuno sa se in quel momento si può permettere o meno di interrompere il lavoro e questo lo sa in base a quanto ci mette a rispondere a una mail, al tipo di richiesta e al tipo di risposta che la domanda richiede… Tutte queste cose le sappiamo prima con un alert…
Voi e gli altri cosa ne pensate?
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3 giugno 2009 alle 01:01
[...] il tuo spazio: gestisci al meglio il tempo disponibile da dedicare al blog. Mantieni il televisore spento e le distrazioni fuori dalla tua [...]
22 giugno 2009 alle 08:55
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